THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ MẪU ĐƠN CỦA PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN
https://ctsv.sgu.edu.vn/dd/trai/thutuchc.php
- Địa chỉ liên hệ các đơn vị:
HB002: Văn phòng Trường Đại học Sài Gòn
HB007: Phòng Kế hoạch Tài chính (P. KHTC)
C.C007-008: Phòng Đào tạo (P. ĐT)
C.D001: Phòng Công tác Sinh viên (P. CTSV)
C.D106-106B: Văn phòng Ban chủ nhiệm khoa Ngoại ngữ (BCN)
C.D105: Văn phòng khoa Ngoại ngữ (VPK)
Quy trình hướng dẫn thực hiện:
1. Đăng ký các loại giấy xác nhận sinh viên:
- Giấy xác nhận SINH VIÊN (được đăng ký 02 tháng 01 lần)
- Giấy xác nhận VAY VỐN NGÂN HÀNG (được đăng ký 01 học kỳ 01 lần)
- Giấy xác nhận NGHĨA VỤ QUÂN SỰ (được đăng ký 01 học kỳ 01 lần, chỉ cấp cho sinh viên Nam, hệ chính quy)
Bước 1: Đăng ký Trực tuyến và xem các bước hướng dẫn trên trang web Phòng Công tác sinh viên: http://ctsv.sgu.edu.vn
Bước 2: Sau 03 ngày làm việc (không tính ngày Thứ Bảy, Chủ Nhật, các ngày lễ…), SV đến nhận giấy xác nhận tại VPK, ký xác nhận vào sổ lưu trên Bàn tiếp SV
2. Chế độ Chính sách:
- Đề nghị hỗ trợ chi phí học tập.
- Đề nghị Miễn, giảm học phí.
- Xét Trợ cấp dân tộc.
- Xét Trợ cấp xã hội.
Đầu mỗi học kỳ phòng Công tác sinh viên sẽ có thông báo về hồ sơ chế độ chính sách, sinh viên cần theo dõi thêm qua trang thông tin điện tử của khoa Ngoại ngữ và thông báo từ Cố vấn học tập để chuẩn bị hồ sơ, nộp đúng thời gian và thực hiện theo đúng quy định của nhà trường.
- Lưu ý: Các đối tượng chính sách có liên quan đến hộ nghèo/cận nghèo hoặc hộ khẩu ở xã đặc biệt khó khăn, mỗi học kỳ đều phải nộp bổ sung giấy tờ xác nhận hộ nghèo/cận nghèo hoặc bản sao hộ khẩu mới nhất cho phòng Công tác sinh viên.
Bước 1: SV tải mẫu đơn, điền thông tin theo mẫu chung hoặc mẫu đơn của địa phương, nộp đơn tại VPK để trình BCN Khoa xác nhận. Sau đó VPK sẽ nộp P. CTSV trình Ban giám hiệu ký duyệt.
Bước 2: Sau 1 - 2 ngày làm việc, SV đến VPK nhận lại đơn.
3. Xin tạm nghỉ học (bảo lưu kết quả học tập):
Bước 1: SV tải mẫu đơn hoặc liên hệ VPK và điền các thông tin.
Bước 2: Thông báo và trình đơn xin tạm nghỉ học cho Cố vấn học tập xác nhận.
Bước 3: Nộp đơn tại VPK để trình BCN Khoa ký duyệt.
Bước 4: Sau 1 - 2 ngày làm việc, SV đến VPK nhận lại đơn và nộp trực tiếp cho P. CTSV.
Bước 5: Sau 5 ngày làm việc: sinh viên đến P. CTSV nhận Quyết định Về việc cho SV nghỉ học tạm thời (sinh viên phải đến nhận và lưu giữ để đính kèm khi xin học lại sau khi hết thời gian tạm nghỉ học).
- Lưu ý Điều kiện bảo lưu:
+ Chỉ được bảo lưu tối đa 02 học kỳ (học kỳ I và học kỳ II), không tính học kỳ phụ (học kỳ III).
+ Điểm trung bình tích lũy tính (hệ 4) của học kỳ xin nghỉ học tạm thời: 2.0 trở lên.
+ Nếu xin tạm nghỉ học vào học kỳ kế tiếp thì phải có Điểm trung bình tích lũy (hệ 4): 2.0 trở lên của học kỳ hiện tại (sau khi có điểm thi học kỳ).
+ Phần lý do ghi ngắn gọn: vì nhu cầu cá nhân.
+ Riêng Từ tuần thứ 8 của học kỳ, phải ghi rõ lý do xin tạm nghỉ học kèm theo minh chứng (nếu có)
+ Đối với SV năm nhất không được bảo lưu học kỳ 1 hoặc nếu có lý do đặc biệt thì vui lòng liên hệ P. CTSV để biết thêm chi tiết.
4. Xin học lại (sau khi hết thời gian nghỉ học tạm thời):
Bước 1: SV tải mẫu đơn hoặc liên hệ VPK và điền thông tin.
Bước 2: Thông báo và trình đơn xin học lại cho Cố vấn học tập xác nhận (Phải đính kèm Quyết định Về việc cho SV nghỉ học tạm thời - Liên hệ P. CTSV hoặc VPK để nhận Quyết định)
Bước 3: Nộp đơn tại VPK để trình Ban chủ nhiệm Khoa ký duyệt.
Bước 4: Sau 1 - 2 ngày làm việc, SV đến VPK nhận lại đơn và nộp trực tiếp cho P. CTSV.
Bước 5: Sau 5 ngày làm việc: SV đến P. CTSV nhận Quyết định về việc SV nghỉ học tạm thời vào học lại.
- Lưu ý: SV có thể kiểm tra bằng cách đăng nhập vào hệ thống thông tin đào tạo và liên hệ Cố vấn học tập để thông báo và cập nhật thông tin, quá trình đào tạo.
5. Xin học lại sau khi hết thời hạn tạm dừng vì kết quả điểm rèn luyện:
Bước 1: SV tải mẫu đơn hoặc liên hệ VPK và điền thông tin.
Bước 2: Thông báo và trình đơn xin học lại sau khi hết thời hạn tạm dừng vì kết quả điểm rèn luyện cho Cố vấn học tập xác nhận (Phải đính kèm Quyết định về việc tạm dừng học đối với SV vi phạm kết quả điểm rèn luyện của học kỳ trước đó, kèm theo Danh sách có tên SV bị tạm dừng - Liên hệ P. CTSV hoặc vào trang thông báo của khoa về Điểm rèn luyện để tải Quyết định và Danh sách).
Bước 3: Nộp đơn tại VPK để trình Ban chủ nhiệm Khoa ký duyệt.
Bước 4: Sau 1 - 2 ngày làm việc, SV đến VPK nhận lại đơn và nộp trực tiếp cho phòng P. CTSV.
Bước 5: Sau 5 ngày làm việc: SV đến P. CTSV nhận Quyết định về việc SV bị tạm dừng vì kết quả điểm rèn luyện được vào học lại.
- Lưu ý: SV có thể kiểm tra bằng cách đăng nhập vào hệ thống thông tin đào tạo và liên hệ Cố vấn học tập để thông báo và cập nhật thông tin, quá trình đào tạo.
6. Xin thôi học:
Bước 1: SV tải mẫu đơn hoặc liên hệ VPK và điền thông tin.
Bước 2: Thông báo và trình đơn xin thôi học cho Cố vấn học tập xác nhận.
Bước 3: Nộp đơn tại VPK để trình Ban chủ nhiệm Khoa ký duyệt.
Bước 4: Sau 1 - 2 ngày làm việc, SV đến VPK nhận lại đơn và nộp trực tiếp cho phòng P. CTSV.
Bước 5: Sau 5 ngày làm việc: SV đến P. CTSV nhận quyết định Về việc SV xin thôi học.
Lưu ý:
+ Bắt buộc phải có chữ ký, ghi rõ họ tên xác nhận và số điện thoại liên hệ của phụ huynh hoặc người giám hộ (khoa sẽ liên hệ với gia đình để xác minh việc sinh viên xin thôi học).
+ Phần lý do ghi ngắn gọn: vì nhu cầu cá nhân.
7. Học bổng khuyến khích học tập:
Sinh viên xem kỹ quy trình xét duyệt học bổng khuyến khích học tập tại: http://ctsv.sgu.edu.vn
Bước 1: Phòng Công tác Sinh viên căn cứ vào kết quả học tập của học kì và kết quả Điểm rèn luyện chính thức để xét duyệt.
Bước 2: Phòng Công tác Sinh viên tổng hợp và thông báo kết quả dự kiến.
Bước 3: SV liên hệ trực tiếp với Phòng Công tác Sinh viên để được giải đáp các thắc mắc (nếu có) trong 5 ngày làm việc sau khi có thông báo kết quả xét duyệt.
Bước 4: Phòng Công tác Sinh viên điều chỉnh sai sót (nếu có).
Bước 5: Phòng Công tác Sinh viên trình Ban Giám hiệu duyệt và thông báo kết quả xét học bổng khuyến khích học tập chính thức.
- Lưu ý:
+ Thời gian giải quyết: 2 tuần (tùy theo diễn biến tiến độ thực tế).
+ Công bố kết quả - Kết quả xét học bổng khuyến khích học tập dự kiến và chính thức đăng trên trang web Phòng Công tác Sinh viên (http://ctsv.sgu.edu.vn).
+ Quyết định công nhận kết quả xét học bổng khuyến khích học tập học kì lưu tại Phòng Công tác Sinh viên, Văn phòng trường, và các khoa, phòng (ban) chức năng liên quan.
Sau khi có Quyết định và Danh sách học bổng khuyến khích học tập chính thức, Phòng Kế hoạch Tài chính sẽ có Thông báo về việc nộp số tài khoản nhận học bổng (thời gian, địa điểm, nội dung ghi thêm trên mẫu giấy xác nhận số tài khoản của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn (Agribank) - chi nhánh An Phú).
Sinh viên theo dõi thông báo trên Trang thông tin điện tử khoa Ngoại ngữ: http://dfl.sgu.edu.vn, và từ thông tin của Cô vấn học tập lớp.
8. Cấp lại thẻ sinh viên:
Bước 1: SV tải mẫu đơn hoặc liên hệ VPK, điền thông tin và nộp đơn tại VPK để trình BCN Khoa ký duyệt.
Bước 2: Sau 1 - 2 ngày làm việc, SV đến VPK nhận lại đơn.
Bước 3: SV nộp trực tiếp tại Văn phòng trường Đại học Sài Gòn (HB002), đóng lệ phí làm lại thẻ sinh viên.
- Lưu ý: Trường hợp đặc biệt có thể được giải quyết ngay trong ngày.